¡Veintiséis años! Esta es la era de Word, lo que la convierte en uno de los programas más antiguos que aún se utilizan en la actualidad. Qué largo camino hemos recorrido desde las primeras versiones de MS-Dos en 1983, dos años antes de que naciera Windows! Con cada versión, Word se ha enriquecido con innumerables funciones hasta el punto de convertirse en uno de los programas más completos hasta la fecha. Y en la gama de procesadores de texto “pesados”, sólo existe Writer, el software de la suite gratuita OpenOffice, que puede pretender enfrentarse al campeón.

Si bien no se puede culpar a Word de las grandes deficiencias, su ergonomía, por otra parte, dista mucho de ser aceptada unánimemente. La versión 2007 en particular, la que se trata en esta guía, ha desanimado a muchos usuarios debido a su falta de flexibilidad. La famosa Cinta, en la que es imposible añadir o quitar botones, marca un paso atrás sin precedentes, en comparación con los menús y las barras de herramientas de versiones anteriores. Estos pueden ser personalizados de la A a la Z. De ahí el interés del software Addintools, que permite encontrar en Word 2007 los menús de la versión 2003 (ver recuadro más abajo). Otra trampa es que hay tantos comandos y funciones en Word hoy en día que la mayoría de los usuarios sólo usan un cuarto o incluso una décima parte de él, el resto siendo relegado a submenús raramente abiertos, comandos ignorados o atajos de teclado oscuros.

¿Debemos ignorar estas órdenes desconocidas? No, porque algunos de ellos contienen verdaderos tesoros y su uso diario puede ahorrarle mucho tiempo. Hay muchos ejemplos. Por lo tanto, ¿sabía que el comando Buscar/Reemplazar común funciona tanto con atributos de caracteres (fuente, tamaño, color…) como con palabras? Que el Office Clipboard te permite copiar hasta 24 contenidos diferentes, y luego pegarlos en cualquier parte de tu texto? ¿Que pueden trabajar juntos en un documento conservando el historial de las intervenciones de cada revisor? ¿Que puedes introducir en tu documento una ecuación matemática que se asemeje a dos gotas de agua a las publicadas en los libros de texto; o que con el modo Plan, puedes “plegar” y “desplegar” tu documento como una hoja de ruta?

Son todos estos usos, y muchos otros, los que le invitamos a descubrir en las siguientes páginas. Para aprovechar esto, no hay necesidad de ser un experto: las manipulaciones presentadas aquí no son, en su mayor parte, muy complejas y son comparables a las de cualquiera que conozca los fundamentos de la Palabra, así que no volveremos a entrar en ellas.

Terminaremos esta Guía Word con una breve presentación de macros y VBA, con los que es posible automatizar cualquier secuencia de comandos y crear verdaderas aplicaciones “llave en mano”.

¿Qué formato de archivo debo elegir: DOC o DOCX?

Las sucesivas versiones de Word, de 97 a 2003, han mantenido el mismo formato de archivo, el famoso DOC. La versión 2007 innova ofreciendo un formato nativo diferente: DOCX. Técnicamente, es un archivo XML comprimido. La ventaja es que un documento DOCX ocupa un poco menos de espacio que el mismo texto guardado en formato DOC. Pero cuidado: si Word 2007 lee el formato DOC sin ningún problema, lo contrario no es cierto: para abrir o guardar, con una versión antigua de Word, un archivo DOCX, debe instalar un parche, que se puede descargar gratuitamente desde www.microsoft.com. Además, algunas de las nuevas funciones de Word 2007, como el Quotation Manager, sólo se pueden utilizar en documentos guardados en formato DOCX. Al convertirlos a formato DOC, puede perder algunas características. Se le notificará mediante un mensaje.

Los mejores complementos para Word 2007

¿No soporta la cinta de Word 2007? Encuentra los menús de las versiones anteriores del procesador de textos. Para ello, vaya a www.addintools.com, haga clic en Inglés y siga los pasos del Asistente. Una vez instalado, Addintools añade un comando a Word 2007 que da acceso a todos los menús de Word 2003. Su precio: 10 euros, con una prueba gratuita durante 15 días.

Esta extensión, accesible directamente en los menús de Word 2007, permite dibujar funciones 2D o 3D, resolver ecuaciones y desigualdades. La función de cálculo literal le ayuda a simplificar una expresión algebraica. Finalmente, es posible crear y modificar gráficos, tablas y representaciones estadísticas. La extensión puede descargarse gratuitamente de www.microsoft.com/downloads.

Una vez instalado este programa, puede agregar fácilmente imágenes de Flickr, el sitio para compartir fotos en línea, a sus documentos de Word a través de un cuadro de diálogo. El módulo puede descargarse gratuitamente de www.codeplex.com/Flickr4Word.

Ciertamente, no podemos hablar de un complemento. Pero este parche, que se puede descargar de www.microsoft.com/downloads, corrige algunas anomalías en Word 2007. La innovación más esperada: finalmente es posible, con Word, crear documentos en formatos OpenOffice y PDF.