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El representante legal actúa como la «cara legal» de la empresa y es el firmante de todas las actividades operativas de la empresa; a su vez, tiene la responsabilidad legal de garantizar el buen funcionamiento y la posición de la empresa. ¡Descubre más sobre el rol de un representante legal, ver aqui!
Al hacerlo, la persona asume ciertas responsabilidades legales personales y, por tanto, es un cargo que no se toma a la ligera. Por ejemplo, si una empresa no paga todos sus impuestos corporativos pertinentes y/o no actúa de buena fe, las autoridades locales pueden optar por emprender acciones legales, civiles y/o penales, tanto contra la empresa como contra el representante legal directamente.
¿Quién puede ser nombrado representante legal de la empresa?
Para ser designado como representante legal, la persona debe ser un nacional local o un extranjero con el derecho legal de vivir y trabajar en el país.
A menudo, los clientes nos piden que proporcionemos un representante legal durante el proceso oportuno en el que un empleado extranjero recibe una visa apropiada y/o se gana la confianza de un empleado local que va a asumir este papel.
¿Algunos problemas potenciales?
El nombramiento del representante legal es una decisión muy importante tanto para la empresa como para el individuo, con graves implicaciones si se nombra a la persona equivocada, ya que los accionistas le otorgan el derecho legal de gestionar y tomar decisiones en nombre de la empresa.
Cuando se nombra o elige a un representante legal, los poderes suelen otorgarse mediante un documento formalmente notariado (nominalmente dentro de los estatutos de la empresa).
Sin embargo, nos hemos encontrado con casos en los que el representante legal ha actuado sin la aprobación previa de los accionistas y ha llevado a cabo acciones como la venta de activos de la empresa, la firma de contratos sin permiso y/o la concesión de recursos de la empresa para ayudar a amigos y/o familiares.
Por lo tanto, es importante que al seleccionar un representante legal se tenga muy en cuenta la confirmación de los poderes otorgados y asegurarse de que la persona seleccionada sea un socio, empleado y/o contacto de confianza de los propietarios de la empresa.
¿Por qué es tan importante un representante legal?
Es una parte fundamental del proceso de constitución, y una razón de la importancia de consultar a expertos legales para definir el poder y el control que se le otorga al representante legal.
Es crucial asegurar que los poderes otorgados al representante legal son adecuados para permitirle completar sus funciones profesionales requeridas, y por otro lado, están adecuadamente restringidos para asegurar que el riesgo sea minimizado.
Por ejemplo, un representante legal podría necesitar obtener la firma de los propietarios antes de vender cualquier activo de la empresa o podría necesitar una autorización por escrito para realizar transferencias bancarias que superen los 5.000 dólares estadounidenses al día.
¿Por qué es mejor tener un representante legal?
Como se ha mencionado anteriormente, a veces es obligatorio tener un representante legal y otras veces no. Sin embargo, contar con el servicio de un representante legal para su empresa tiene los siguientes beneficios:
Garantía de profesionalidad. Al confiar a profesionales con experiencia la gestión de sus trámites, puede confiar en su profundo conocimiento de la legislación española.
Ahorro de tiempo. La gestión experta de todos los trámites hace que el papeleo se realice en menos tiempo por un representante legal en España.
Ahorro de costes. Al ahorrar tiempo, también se ahorra dinero y otros recursos.
Aceleración de las operaciones. La rapidez con la que puede actuar un experto en la materia hace que una empresa se abra más rápidamente en España con la ayuda de un representante legal.
¿Qué puede hacer un representante legal?
El poder otorgado al representante legal debe cubrir todos los requisitos empresariales habituales, tales como:
La posibilidad de constituir una sociedad. Hay varios pasos, como la solicitud de certificados en el Registro Mercantil, el reconocimiento formal de los estatutos ante un Notario, el pago de tasas y la inscripción de las escrituras en el Registro Mercantil, que hay que seguir para constituir una sociedad en el caso de España. El representante legal debe tener autorización para realizar todos estos trámites a través del poder que se le otorgue.
La capacidad de contratar personal. Tener la facultad de ofrecer contratos laborales a los futuros empleados de la empresa es una autorización necesaria que el representante legal debe recibir a través del poder. Debe poder firmar ofertas de trabajo, contratos laborales y tener la facultad de dar de alta a los empleados en la Seguridad Social, así como poder cancelar la relación del trabajador con la empresa ante las autoridades, incluso poder firmar finiquitos y expedientes de regulación de empleo.
La capacidad de alquilar oficinas o locales comerciales. Si la empresa extranjera necesita alquilar una oficina o un local comercial, el representante legal debe tener suficiente autoridad a través del poder para poder negociar y firmar contratos de arrendamiento, solicitar avales bancarios y pagar fianzas con los organismos de la administración pública.
La capacidad de presentar declaraciones de impuestos. Si el representante legal es también el representante fiscal de la empresa, debe estar autorizado para realizar trámites como la presentación de declaraciones fiscales, la cumplimentación de trámites y el pago de impuestos a la Hacienda española.
La capacidad de pagar a los proveedores y a los empleados. Cuando una empresa empieza a funcionar es necesario pagar a los proveedores (como el proveedor de Internet, los teléfonos móviles y el material de oficina) y a los empleados (pagar los salarios y otros gastos).
